Aliases e filtros podem ser de grande ajuda na organização da sua caixa de entrada de e-mail, mas isso não significa que sejam fáceis de configurar. A IA oferece soluções mais simples e modernas para gerenciamento de e-mail, incluindo ferramentas intuitivas de organização, pesquisa e resumo. O exemplo abaixo usa o Gemini do Gmail, mas funcionalidades semelhantes podem ser encontradas em outros lugares. Por exemplo, o Copilot funciona com Outlook e Claude também oferece integração com Gmail. Independentemente da combinação de serviços que você usa, as dicas a seguir podem ajudá-lo a reduzir a frustração com e-mails, não importa o quão desordenada sua caixa de entrada pareça.
1. Resuma as conversas em vez de folheá-las
As conversas por e-mail podem ficar excessivamente longas, especialmente se você já discute o mesmo assunto há algum tempo. O pior é quando você envia vários e-mails sobre o mesmo assunto, por meio de vários tópicos ou para vários destinatários. Isso torna muito fácil não responder a algo ou esquecer partes importantes de uma conversa.
Barra lateral Gemini no Gmail (Crédito: Google/PCMag)
Felizmente, a IA pode resumir seus e-mails. Clique no ícone Gêmeos no canto superior direito e peça que resumam e-mails individuais ou tópicos maiores. Isso pode ser tão direto quanto “resumo do e-mail de Ted” ou você pode apresentar sua mensagem para Gêmeos em uma linguagem mais natural. Gemini também pode incluir e-mails enviados (ou recebidos) por pessoas específicas ou e-mails enviados dentro de um período de tempo específico. Por exemplo, você pode pedir a Gêmeos para resumir uma conversa com um gerente e retirar itens de ação importantes. Pode ser mais fácil confiar na IA do que vasculhar você mesmo longas cadeias de e-mail.
2. Use IA para capturar o que você perdeu
Você já abriu um e-mail e fez uma anotação mental para respondê-lo mais tarde (ou agir a respeito), apenas para esquecê-lo quando chegar a hora? Nesse caso, um pequeno truque que você pode usar no Gemini, especialmente perto do final do dia, é clicar no ícone do Gemini e solicitar uma visão geral dos e-mails do dia. A solicitação pode ser tão direta quanto “Dê-me uma visão geral dos e-mails de hoje”. Ou você pode adicionar instruções específicas, como “Descreva os e-mails de hoje, dividindo-os em seções separadas e incluindo categorias de trabalho”. Ambos os prompts fornecem uma visão geral das atividades do seu dia e ajudam você a garantir que não perderá nada importante.
Mesmo que você não receba muitos e-mails importantes todos os dias, você pode solicitar uma visão geral sem publicidade ou e-mails de marketing para ver rapidamente o que vale a pena abrir. Você também pode formatar seu esboço da maneira que desejar, incluindo seções específicas, como conteúdo pessoal ou relacionado ao trabalho, ou pedir ao Gemini para destacar e-mails de pessoas específicas.
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Como alternativa, o Gmail agora oferece uma visão geral da IA semelhante à que você vê na Pesquisa Google. Basta fazer uma pergunta na caixa de pesquisa na parte superior da interface do Gmail e o Gemini fornecerá uma visão geral da IA em resposta. Por exemplo, pesquisar “Meu chefe me enviou um e-mail esta manhã sobre o que eu fiz?” preencherá as respostas do esboço de IA abaixo do campo de pesquisa com base no conteúdo do e-mail.
3. Pare de caçar. Solicite um e-mail.
Se você for como eu, às vezes precisa encontrar um e-mail sem uma maneira adequada de iniciar a pesquisa. Talvez você se lembre de um tópico geral ou talvez ele tenha se perdido entre vários outros e-mails relacionados ao que você está procurando. Nesse caso, clique no ícone do Gêmeos, descreva o que você procura e peça ao Gêmeos que encontre para você.
Escolhas do Editor
Isso pode ser um salva-vidas se você estiver procurando um comentário específico de alguém de quem sempre recebe e-mails ou se achar que tem a chave do produto de um aplicativo que comprou por e-mail anos atrás. Se você tende a enviar e-mails para si mesmo como uma maneira rápida de armazenar informações que não deseja esquecer, mas que não precisa acessar regularmente, a IA pode encontrar tudo o que você procura quase instantaneamente. Pergunte a Gêmeos: “Diga-me o que meu chefe me pediu para fazer em um e-mail anterior” ou, mais simplesmente, “Diga-me o que Ted disse que eu deveria fazer”.
Deixe a IA fazer o trabalho na sua caixa de entrada. Não o contrário.
Ao contrário dos métodos tradicionais de organização da sua caixa de entrada de e-mail, a IA não altera certas configurações de um valor para outro. É um processo muito mais orgânico. Portanto, não tenha medo de pensar fora da caixa. Isso também significa que você tem muita flexibilidade no envio de suas mensagens. Sinta-se à vontade para usar uma linguagem natural ou pedir detalhes específicos. Talvez faça sentido usar IA para encontrar anúncios em seus e-mails para que você possa excluí-los facilmente, ou talvez usar IA para decidir quais e-mails você deve responder primeiro seja mais o seu estilo. Não há respostas erradas aqui.
Introdução aos especialistas
Ruben Circelli
escritor, software
experiência
Eu trabalho com Destructoid, GamesRadar+, Lifewire, PCGamesN, Trusted Reviews, What Hi-Fi? Escrevo sobre tecnologia de consumo e videogames há mais de 10 anos para diversas publicações. Garon analisa todos os softwares de IA e produtividade, desde chatbots até aplicativos de lista de tarefas. No meu tempo livre gosto de cozinhar, jogar ou trabalhar no computador.
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